Le ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen est le spécialiste des soins aux jeunes et aux personnes âgées dans la région de Zeeuws-Vlaanderen et au-delà. Le ZorgSaam propose des soins hospitaliers, des soins ambulanciers, des soins à domicile et des soins aux personnes âgées. Grâce à ces différentes composantes, ils sont en mesure d’offrir des soins sans faille.
Collaboration
Le ZorgSaam et Archivage-IT travaillent ensemble depuis un certain temps. Par exemple, Archivage-IT a déjà effectué un certain nombre de missions de numérisation pour le ZorgSaam dans le passé et un grand nombre de fichiers sont stockés en externe dans les locaux d’Archivage-IT à Reuver. Par exemple, une commande récemment achevée est la numérisation des 65 000 fichiers de 2018-2019. En outre, le ZorgSaam travaille avec la solution logicielle d’Archivage-IT : l’Archive virtuelle. Ils utilisent cette application pour gérer et consulter tous les dossiers. Il leur permet également de demander facilement des fichiers numériques qui sont stockés à Archivage-IT.
Stockage sécurisé des archives
ZorgSaam et Archivage-IT sont en train de récupérer les archives stockées dans la cave VIBO de ZorgSaam. Ces archives sont constituées de 106 000 dossiers médicaux provenant de différents services. Ron de Pré, chef d’équipe du service d’accueil, explique : « La principale raison pour laquelle nous avons choisi d’externaliser nos archives était le manque d’espace auquel nous devions faire face. Nous voulions retirer de l’hôpital autant d’anciennes archives que possible et nous cherchions donc une partie externe pour stocker les fichiers. Dans ce choix, la sécurité et la gestion des archives ont joué un rôle majeur. Le bâtiment d’Archivage-IT répond à toutes les normes de sécurité et était le choix idéal. »
Stockage au niveau des fichiers
Le ZorgSaam a choisi pour stockage au niveau des fichiers. Ici, les fichiers sont stockés à un niveau individuel et chaque fichier est étiqueté. Ron explique : « Le nombre de dossiers qui seront encore nécessaires à l’avenir varie d’un service à l’autre. Certains services utiliseront les dossiers plus souvent que d’autres, ce qui est difficile à déterminer à l’avance. Il est donc très pratique que nous puissions utiliser le Scanning on Demand. De cette façon, nous avons toujours un dossier disponible dans un délai d’une heure et demie. »
Archivage-IT
Ron poursuit : « La collaboration avec Archivage-IT est très bonne. Si j’ai des questions sur quelque chose, on m’aide immédiatement et mes doutes sont rapidement dissipés. Ce que j’aime particulièrement chez Archivage-IT, c’est la façon dont ils ont organisé le processus logistique. De l’extraction au transport : tout est fait avec une grande précision ! Je suis très impressionné par cela. »
Archivage-IT remercie le ZorgSaam pour sa confiance !