Les documents numériques peuvent être classés. Cela signifie que les documents sont automatiquement affectés à un type de document. En travaillant avec la classification, vous pouvez transformer des données non structurées en informations structurées. Les fichiers numériques reçoivent le nom de fichier correct et peuvent ensuite être placés dans la bonne catégorie. Perspicace et avancé !
Classification
Quand classer ?
La classification peut être appliquée à des projets de numérisation ou à des documents qui sont déjà numériques à la source. Nous rencontrons souvent ce problème avec les dossiers du personnel, où la classification du dossier numérique n'est pas la même que celle de l'ancien dossier papier. En appliquant la classification pendant le processus de numérisation, l'histoire est réorganisée en parfaite conformité avec le nouveau format numérique. Un autre exemple est celui des dossiers de construction. Avec la classification, les dossiers de construction sont classés en fonction des différents types de documents. Pensez aux dessins, aux plans de construction, à la correspondance, etc.
Le processus
Pour la classification, un consultant expérimenté examinera avec vous les types de documents et leur classification. Le processus peut être grossièrement divisé en plusieurs étapes :
- Inventaire du nombre et des types de documents.
- Formation au logiciel et configuration des types de documents reconnus.
- Journée de formation sur le site d'Archivage-IT avec un projet pilote.
- Ajustement et achèvement des données de formation.
- Le projet en vrac est entièrement classé.
- Les abandons seront ensuite classés manuellement.
Classification des avantages
L'avantage de la classification est que vous pouvez facilement créer des catégories dans vos documents. Cela améliore la vue d'ensemble, est plus conforme à vos méthodes de travail actuelles et simplifie la recherche. Comme les documents sont classés au niveau du document, il est également possible de lier des délais de conservation individuels à un document spécifique.
Archivage-IT se fera un plaisir de discuter avec vous de la classification de vos documents numériques !
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