Avec cette forme d'archivage, tous les dossiers sont enregistrés individuellement et archivés dans nos archives sécurisées. Les fichiers peuvent être facilement demandés via notre logiciel d'archives virtuelles et vous sont ensuite remis sous forme numérique ou physique via la numérisation à la demande.
Méthode de travail Stockage individuel
Caractéristiques
Sécurité
- Contrôle d'accès par badge
- Sécurité par caméra
- Prévention des cambriolages
- Protocole de réception
Environs
- Humidité entre 20 et 70%
- Température moyenne de 20 °C
- Transmission directe aux pompiers
Numérisation
- Scanning on Demand
- Disponible numériquement dans un délai de 1,5 heure
- Gestion des archives via Virtual Archive
- Enregistrement au niveau du dossier
- 100% de fiabilité de livraison
Réception (enregistrement) des dossiers
| Admission faible | Admission moyenne | Admission haut | |
| Production d'étiquettes à code-barres avec numéro unique par Archivage-IT | √ | √ | √ |
| Collage des étiquettes à code-barres d'Archivage-IT sur les dossiers physiques par Archivage-IT | √ | √ | |
| Collage des étiquettes à code-barres Archivage-IT sur les dossiers physiques par le client. | √ | ||
| Attribution d'un numéro unique d'Archivage-IT aux métadonnées des fichiers par Archivage-IT | √ | √ | |
| Attribution d'un numéro unique Archivage-IT aux métadonnées des fichiers par le client. | √ | ||
| Archivage-IT stocke les fichiers physiques dans l'archive | √ | √ | √ |
| Vérification des fichiers fournis par Archivage-IT | √ | √ | √ |
| Mise à disposition d'un protocole de réception par Archivage-IT | √ | √ | √ |
| Les dossiers ont reçu un code-barres avec leur propre numéro de dossier par le client. | √ | ||
| Le client fournit un fichier numérique de référence (numéro de fichier lié aux champs d'enregistrement) *. | √ | ||
| Les dossiers sont enregistrés par le personnel d'Archivage-IT à l'aide d'un scanner de codes-barres. | √ | ||
| Les dossiers sont enregistrés manuellement par un employé d'Archivage-IT **. | √ | ||
| Les fichiers sont enregistrés manuellement par le client | √ |
* Si un dossier particulier n'est pas connu dans le dossier de référence, notre employé effectuera l'admission manuellement au taux d'Admission haut
** Le tarif est basé sur la saisie manuelle de deux champs de données par fichier. Des frais sont facturés pour chaque champ supplémentaire à saisir. Ces coûts supplémentaires ne s'appliquent que si nous devons remplir ces champs manuellement. Si nous pouvons convertir les données d'une base de données, de sorte qu'il ne nous reste plus qu'à remplir manuellement le premier champ, aucun coût supplémentaire ne vous sera facturé. Vous pouvez enregistrer jusqu'à six champs de données par fichier.
Heures d'ouverture
Notre service de récupération est disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h, à l'exception des jours fériés. Si vous demandez des dossiers par voie physique, veuillez le faire avant 15 heures afin que nous puissions les envoyer le jour même.
Destruction ou élimination des dossiers
Pour l'annulation ou la destruction des dossiers, veuillez vous référer à la méthode de travail de destruction et élimination.
