Dans cette forme d'archivage, les fichiers sont stockés en vrac dans nos archives. Les fichiers peuvent être facilement demandés via notre logiciel Virtual Archive Basic et vous être restitués sous forme numérique ou physique.
Méthode de travail stockage de palettes
Caractéristiques
Sécurité
- Contrôle d'accès par badge
- Sécurité par caméra
- Prévention des cambriolages
Environs
- Humidité entre 20% et 70 %.
- Température moyenne 19 °C
- Notification directe des pompiers
Numérisation
- Numérisation à la demande
- Disponible numériquement dans les 24 heures
- Gestion des archives via Virtual Archive Basic
- Enregistrement au niveau des palettes, des boîtes ou des dossiers
Introduction
Archivage-IT dispose de deux sites pour le stockage des palettes (Reuver et Hoogezand). Le choix de l'emplacement est déterminé par Archivage-IT. Les deux endroits ont les mêmes facilités en ce qui concerne la sécurité et les calamités. Il est possible que, pendant la durée du contrat, nous devions déplacer les archives d'un endroit à un autre. Dans ce cas, nous vous en informerons.
Mise en œuvre
Lors de l'empilage de la ou des europalettes, veuillez tenir compte des points suivants:
- Les boîtes à archives ne doivent pas dépasser de l'europalette.
- Le contenu des boîtes d'archives doit être lisible à l'extérieur.
- L'europalette peut être empilée jusqu'à une hauteur maximale de 1200 mm (hauteur de l'europalette comprise).
Le stockage est exclusif de toute livraison de boîtes. Les boîtes peuvent être commandées séparément.
Le client fournit (sauf indication contraire dans la présentation de l'investissement):
- Extraction des fichiers de l'archive
- Emballage des dossiers dans des boîtes
- Remplir de boîtes les europalettes/chariots d'archives
- Préparation des dossiers pour le transport
Indexation de vos dossiers
Afin de pouvoir retrouver les dossiers physiques une fois qu'ils ont été stockés, les boîtes d'archives doivent être pourvues d'un index. Cela peut se faire avec la mention "de - à" sur la boîte. Vous devez également fournir un fichier Excel contenant les données d'index. Tous les autocollants de code-barres nécessaires seront fournis par nos soins.
Il est possible de faire réaliser l'indexation par notre personnel. Le taux d'admission d'Archivage-IT est basé sur la saisie de deux champs de données par boîte. Des frais supplémentaires seront facturés pour chaque champ de données supplémentaire à saisir. Ceci n'est applicable que si nous devons saisir les données manuellement. Si nous pouvons convertir les données d'une base de données, vous disposerez de six champs de données au tarif standard.
Heures d'ouverture
Notre service de récupération est disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 17 h, à l'exception des jours fériés. Si vous demandez des dossiers par voie physique, veuillez le faire avant 15h00, afin que nous puissions les envoyer le jour même.
Destruction ou élimination des dossiers
Pour l'annulation ou la destruction des dossiers, veuillez vous référer à la méthode de travail de destruction et d'élimination.
