Destruction des dossiers
Pour la destruction des documents d'archives, Archivage-IT a une coopération avec l'ESAT APEIVO.
La destruction des dossiers comprend les activités suivantes :
- Transport sécurisé des dossiers vers le centre de destruction
- Destruction des dossiers au point de les rendre méconnaissables
- Après la destruction confidentielle, Archivage-IT fournit au client une déclaration de destruction.
Nous utilisons des camions complets, ce qui signifie que la destruction proprement dite peut prendre quelques semaines, voire quelques mois. Du point de vue des coûts, cela n'a aucune conséquence pour vous. Dans le cas peu probable où la destruction aurait lieu au cours de l'année civile suivante, nous prendrons bien entendu en charge les frais de stockage. Dès que la destruction finale a eu lieu, nous vous en informons via le portail client ou par le biais d'un certificat (selon les services que vous nous achetez).
En cas de fin de la relation avec le client après la destruction, nous supprimons les données dans un délai de 13 mois :
- Tout environnement de Virtual Archive utilisé pour accéder aux fichiers
- Les images de tous les dossiers demandés sous forme numérique
- Les métadonnées des dossiers dans l'administration
- Tout portail client
Dossiers de clôture
La fermeture des dossiers signifie que les dossiers sont rendus ou stockés ailleurs.
L'élimination des dossiers comprend les activités suivantes :
- Le personnel d'Archivage-IT supprime les dossiers sur la base des fichiers numériques ou des critères écrits que vous avez fournis.
- Placer les dossiers à lever dans des caisses/caisses ou des cartons sur des europalettes. Si les dossiers sont renvoyés sur des europalettes, le client s'arrangera pour obtenir des palettes d'échange ou les coûts des europalettes seront facturés au client.
- Le client sera informé lorsque tous les fichiers seront prêts à être transportés.
- En cas de gestion d'archives, un protocole de cessation d'activité est établi, qui est mis à disposition via le portail
L'élimination des dossiers ne comprend pas les activités suivantes :
- Les caisses/boîtes doivent vous être livrées à l'avance et en votre nom. Un employé d'Archivage-IT du département de service vous contactera à cette fin.
- Le transport des fichiers vers un autre lieu est effectué en votre nom et à vos frais.
Des frais seront facturés pour l'évacuation des dossiers et des éventuelles boîtes/europalettes fournies.
En cas de fin de la relation avec le client, nous supprimons les données dans un délai de 13 mois :
- Tout environnement d'archive virtuelle utilisé pour accéder aux fichiers
- Les images de tous les dossiers demandés sous forme numérique
- Les métadonnées des dossiers dans l'administration
- Tout portail client