« Nous avons de très bonnes expériences avec Archivage-IT. Et surtout le service. Si vous le voulez rapide, vous pouvez le faire rapidement. Vous pouvez simplement conclure des accords à ce sujet. Il y a un très bon soutien. Il y a toujours une solution. »
Amalgamation
Le 1er janvier 2010, la fusion entre Venray et les villages de Geijsteren, Wanssum et Blitterswijck (de l’ancienne commune de Meerlo-Wanssum) a été réalisée. La commune de Venray était le successeur légal officiel de toutes les archives (y compris les archives des centres villageois de Tienray, Meerlo et Swolgen qui, après la réorganisation, relevaient de la commune de Horst aan de Maas), mais ne disposaient pas de suffisamment de place pour le stockage physique des archives à Venray. La numérisation était la meilleure solution. Maarten van Berlo : « Nous avons immédiatement numérisé les dossiers de construction. Les autres fichiers ne sont scannés que lorsque nous en avons besoin et la zone de stockage est ici à Venray. Les dessins sont A0 et sont faciles à lire via JIM et Virtual File. La balance est également balayée. Les fichiers originaux des bâtiments peuvent être trouvés sur Archivage-IT et nous pouvons les demander à Archivage-IT. Sur demande, Archivage-IT nous enverra les fichiers demandés par la poste. Il faut s’y habituer, car il n’est plus possible de mesurer avec la barre. Mais les architectes mesurent désormais aussi les distances sur ordinateur. Quand les citoyens commencent à construire, ils ont souvent besoin de dessins. Nous les fournissons ensuite sous forme de copies. L’original reste dans le dossier. »
La meilleure offre
Maarten van Berlo : « Nous avons demandé des devis à trois entreprises. Archivage-IT avait la meilleure offre. La proximité (de Venray à Reuver) est aussi un grand avantage. JIM est unique, une super application. Avec la formation supplémentaire qu’Archivage-IT nous a facilitée, tout le monde peut bien travailler avec elle. Lorsque nous avons commencé à nous orienter, nous avons cherché des dépôts d’archives. Archivage-IT a également été l’un des résultats de la recherche. Archivage-IT est une société sœur de Jalema, qui est un acteur bien connu dans la municipalité, donc nous savions que nous étions au bon endroit. »
Stockage
« Une municipalité doit conserver (une partie de) ses dossiers indéfiniment et ils doivent demeurer lisibles pendant au moins 100 ans » , selon la Loi sur les archives. Une demande de permis de construire doit également être conservée sur papier si la substitution (remplacement du papier par un fichier numérique) n’est pas encore appliquée. Les archives statiques de la commune de Venray se trouvent dans les caves de la mairie. Le papier va rester un moment de toute façon. « Oui, oui, l’histoire coûte beaucoup d’argent.»
- Un fichier numérique a encore plus d’avantages :
- Elle reste intacte ;
- Tu ne peux plus le perdre ;
- Il y a toujours une sauvegarde ;
- Il est disponible pour plus d’utilisateurs en même temps et dans plus d’endroits.
Rétrospective
Maintenant que le premier projet de numérisation est terminé, le chef de projet de la commune de Venray Geert Elting et Maarten van Berlo revient sur la numérisation de quatre fichiers d’archives différents. Ces archives Meerlo-Wanssum ont été ouvertes différemment de ce qui se fait habituellement à Venray. Geert Elting : « Avec une bonne préparation, la numérisation est un jeu d’enfant. En raison des circonstances, nous avons dû numériser immédiatement et nous avons constaté que les archives (numériques) n’étaient pas organisées sans ambiguïté. Toutes les archives ont dû être retravaillées (numériquement). Un processus sur lequel nous travaillons encore. En y repensant, nous disons : prenez le temps nécessaire pour la préparation, que vous regagnerez ensuite. » Ce fut également une expérience d’apprentissage importante pour Archivage-IT, en partie parce que Venray est la première organisation municipale où Archivage-IT a numérisé les archives.
Geert Elting : « Bientôt, toute la commune voudra travailler sans papier. Les résidents recevront un compte MijnVenray.nl en temps voulu, afin qu’ils puissent se connecter chez eux et voir toutes leurs affaires avec la municipalité de Venray. Mais tout doit d’abord être numérique, avant que nous puissions commencer avec le CCC (Customer Contact Centre) et l’intégrer au site web. Nous faisons maintenant de grands pas dans cette direction. »