Les institutions de la fonction (semi-)publique traitent des données confidentielles au quotidien. La plupart des documents concernés s’accompagnent d’un délai légal de conservation, pensez notamment aux plans de construction, aux permis d’environnement, aux dossiers WMO et autres documents importants. Toutes ces informations doivent être conservées, pour maintenir l’activité de l’entreprise mais aussi respecter la législation en vigueur. Toutefois, le stockage interne de ces dossiers n’est pas des plus pratiques : manque d’espace, d’efficacité et accessibilité limitée en sont les principaux inconvénients. La numérisation et/ou l’archivage externe peut inverser la situation et faire de ces inconvénients un réel atout. C’est possible grâce aux solutions d’Archivage-IT.
Fonction (semi-)publique
Numérisation
La solution idéale pour les dossiers régulièrement consultés, dont on se sert à plusieurs endroits et qui doivent être conservés pour de longues périodes. Archivage-IT a beaucoup d’expérience dans la numérisation de dossiers. Ce service est effectué dans le respect des législations en vigueur et le dossier ainsi numérisé est conforme à toutes les exigences. Archivage-IT étudie avec vous les besoins et exigences propres à votre entreprise, à votre budget et aux règlementations en vigueur.
Sociétés de logement
En plus de la documentation régulière, les dossiers des sociétés de logement sont souvent constitués de dessins de construction, de permis, de photographies et d’autres formats inhabituels. De ce fait, les dossiers prennent beaucoup de place et ne sont pas toujours clairs. Nous offrons la solution !
Numérisation de grand format
Outre la numérisation du format standard A4, Archivage-IT est également spécialisé dans la numérisation de grands formats. Grâce à notre scanner avancé, nous pouvons numériser des documents jusqu’au format A0. Pensez aux plans de construction, aux cartes (de pays) et aux schémas.
Archivage physique
Archivage-IT dispose de différentes formes de stockage d’archives, à savoir : stockage au niveau des palettes, stockage au niveau des fichiers et stockage conditionné. De cette façon, il y a toujours une solution appropriée qui répond à vos souhaits et à vos besoins. La sécurité et le soin sont le fil conducteur de nos solutions. Pensez, par exemple, à l’installation de gaz d’extinction CO2 et à nos certifications ISO.
Le stockage selon la loi sur les archives d’Archivage-IT répond à toutes les exigences de la loi sur les archives et offre ainsi la solution idéale pour placer vos précieux documents d’archives à l’extérieur ! Un système complet de contrôle climatique permet de réguler et de surveiller toutes sortes de facteurs climatiques. Pensez à une humidité et une température constantes. Ce système climatique signale également lorsque les valeurs ne répondent pas aux normes établies par la Loi sur les archives. Cette signalisation nous permet d’affiner les valeurs afin qu’elles soient à nouveau conformes aux normes établies.
Avantages du stockage physique des archives
- Amélioration de la sécurité des données
- Renseignements également disponibles en dehors des heures d’ouverture et des murs des bureaux
- Pas de soucis d’incendie, de cambriolage et/ou de dégâts des eaux
- Les dossiers ne se perdent plus
Archivage numérique
En fin de compte, le plus important est d’assurer un accès sécurisé aux informations. Archivage-IT a développé une plateforme avec AIR, sur laquelle toutes les informations, physiques ou numériques, peuvent être correctement archivées. Et surtout : sur laquelle ces informations sont faciles à trouver. Plateforme seule ou intégration à vos systèmes actuels.
Articles d’archivage
Si vous souhaitez toujours stocker (une partie de) vos informations en interne, Archivage-IT propose des produits d'archivage en plus de la numérisation et de l'archivage physique/numérique. Archivage-IT dispose de différents types d'articles dans sa gamme qui sont essentiels pour créer de l'ordre et une vue d'ensemble. Vous souffrez d'un manque de place dans votre salle d'archives ou il vous faut beaucoup d'efforts pour retrouver un vieux plan de construction ou le dossier d'une certaine personne ? Alors nos articles d'archives sont idéaux pour rendre vos archives plus ordonnées et accessibles.
Reference
« La température constante, le système de gaz d’extinction, l’humidité et la sécurité sont de premier ordre. Comme les cartons ont des dimensions différentes, il était difficile de les stocker dans nos propres archives. Chez Archivage-IT, ils ont reconstruit les étagères pour archiver les cartons. Comme ça, on n’a rien à reconstruire, ça nous fait économiser beaucoup d’argent ! »
Hans van de Mortel
| Archiviste municipal,
Cas de client
La municipalité de Peel en Maas voulait améliorer les services numériques pour les employés internes. Pour en savoir plus sur la solution appropriée d’Archivage-IT.
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