Le travail numérique dans l'éducation a été largement adopté. Cependant, nous rencontrons encore de nombreux dossiers papier du passé et nous pouvons distinguer différents flux d'informations dans ce secteur. Pensez aux dossiers du personnel, aux dossiers des étudiants, aux notes, aux diplômes et par exemple aux dossiers administratifs. Toutes ces sources d'information signifient souvent qu'il n'y a pas de vue d'ensemble centrale, que les dossiers sont difficiles à trouver et à partager et que l'inefficacité en est le résultat. La conformité aux lois et réglementations sur les périodes de conservation et la transparence est également un défi pour de nombreux établissements d'enseignement.
Éducation
Ce que votre établissement d'enseignement veut atteindre
- Des documents qui peuvent être consultés à partir de plusieurs endroits.
- Plus de recherche inutile du bon document.
- Gérer automatiquement les périodes de conservation conformément aux lois et règlements.
- La numérisation élimine le papier au sein de votre organisation.
- Un enregistrement exhaustif en matière de sécurité de l'information.
- Partage facile des documents, avec des personnes internes et externes à votre organisation.
- Configurez les autorisations et les droits de la bonne manière.
Numérisation
Nous vous conseillons de numériser les dossiers du personnel et des étudiants qui font encore partie de vos processus de travail actuels. Un conseiller d'Archivage-IT vous aidera à déterminer la méthode de numérisation la plus adaptée à votre situation. Archivage-IT a beaucoup d'expérience dans le secteur de l'éducation en matière de numérisation. Nous pouvons vous aider pour la mise en page, les métadonnées, et bien plus encore.
Avantages du fichier numérique:
- Un même document peut être consulté par plusieurs personnes en même temps.
- Uniquement accessible aux employés autorisés.
- Les documents sont toujours accessibles, où que vous soyez.
- Recherchez et trouvez rapidement en attribuant des attributs.
- Avec une politique de conservation automatisée, vous ne conservez que ce qui est nécessaire.
- Partage facile avec des personnes internes et externes.
- Les documents sont stockés en toute sécurité conformément aux directives du GDPR.
- Libérez un espace précieux dans votre organisation.
Intégrations
Avez-vous encore des dossiers personnels en papier dans votre établissement d'enseignement ? Il est alors conseillé de faire numériser ces dossiers directement dans votre système RH. Archivage-IT a par exemple des connexions avec divers systèmes, où les fichiers numérisés peuvent être importés directement dans votre propre application sous le bon employé. Vous travaillez avec un autre paquet ? Pas de problème du tout. Archivage-IT veille à ce qu'il soit livré de la bonne manière, afin qu'il puisse être importé en masse.
Archivage numérique
Dans le cas des dossiers d'étudiants ou d'autres documents, nous constatons souvent que les applications actuelles ne sont pas suffisamment capables d'effectuer des recherches dans les documents/fichiers, ou d'associer les bonnes périodes de conservation aux bons types de documents. C'est pourquoi Archivage-IT a développé un logiciel permettant de réaliser cette opération facilement et dans le respect des lois et réglementations. En attribuant des métadonnées aux documents individuels, vous pouvez effectuer des recherches dans les fichiers et les documents. Vous cherchez ce diplôme unique ? En quelques clics de souris, il est à votre disposition. Cette technologie vous intéresse ? Nous vous en disons plus ici !
Archivage physique
L'archivage physique offre une solution pour les dossiers qui sont rarement ou jamais consultés. Pensez, par exemple, aux dossiers des employés qui ont quitté leur emploi, ou aux documents des étudiants qui ont quitté l'école depuis longtemps. Les documents financiers de l'administration sont aussi souvent encore sur papier. Ces documents doivent souvent respecter une période de conservation et ne font plus partie des processus de travail actuels. De manière inattendue, avez-vous encore besoin d'un document ? Demandez-le ensuite via notre service de numérisation à la demande. Vous recevrez ensuite le fichier sous forme physique ou numérique, en fonction de vos besoins.
Articles d’archivage
Préférez-vous garder (une partie de) vos données en interne ? Archivage-IT a également une solution pour cela. Nos produits d'archivage vous permettent de retrouver rapidement ce vieux dossier personnel. Archivage-IT propose également des produits qui vous permettent d'archiver la même quantité de fichiers dans moins d'espace. De même, les données nécessaires aux activités quotidiennes peuvent être stockées de manière plus pratique grâce à nos articles d'archives, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
Reference
« C'est la méthode de travail d'Archivage-IT qui m'a le plus séduit, et en plus vous êtes basés dans le Limbourg, ce qui nous a donné un sentiment agréable et familier. »
Yvonne Grégoire
| Responsable de l’administration du personnel,
Cas de client
Kindante voulait que toutes les données d’un employé soient récupérées dans un lieu central. Pour en savoir plus sur la solution adéquate proposée par Archivage-IT.
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