Définition du problème
La municipalité de Heerlen possède un total d'environ cinq kilomètres d'archives physiques, composées de différentes populations avec différents délais de conservation et une diversité de contenus ; des archives à conserver à perpétuité, qui doivent être maintenues conditionnées conformément à la loi sur les archives, aux armoires à dessins et aux boîtes d'archives communales.
La municipalité de Heerlen a décidé de lancer un appel d'offres international. L'objectif de cet appel d'offres était de sélectionner un prestataire de services qui se concentre sur le long terme et qui aide la municipalité d'ente Heerlen à donner un aperçu des archives actuelles.
Les archives doivent pouvoir être consultées à partir d'une application logicielle. Cette application doit être facile à utiliser pour les employés de la municipalité de Heerlen. Les archives physiques sont toujours en cours de création à la commune de Heerlen. Périodiquement, cette nouvelle croissance est collectée à la commune de Heerlen, pourvue de métadonnées correctes et archivée.
La solution
L'application logicielle OAK offre aux employés de la municipalité de Heerlen la possibilité de demander des archives de manière simple. En outre, ils ont le choix de livrer le fichier physiquement ou numériquement, le tout à partir d'un seul poste de travail. S'il est livré sous forme numérique, le fichier est immédiatement accessible et peut être partagé ou téléchargé à partir d'OAK.
De plus, les employés de la municipalité de Heerlen peuvent facilement enregistrer les archives nouvellement créées via OAK. Cela signifie que les porteurs de connaissances ajoutent eux-mêmes les métadonnées correctes, ce qui permet de retrouver rapidement les archives et de leur attribuer la bonne période de conservation.
Le résultat
Cette coopération permettra à la municipalité de Heerlen de mieux connaître les archives, qui seront archivées conformément aux lois et réglementations en vigueur. L'archivage seul ne suffit pas ! La collaboration avec Archive-IT permet de soutenir l'indexation et de donner un aperçu des différentes populations d'archives dans les archives. Archive-IT coordonne également le déménagement des archives physiques et évalue chaque trimestre, en collaboration avec la municipalité de Heerlen, l'adaptation des indicateurs de performance clés et la mesure des performances. Enfin, il y aura des transports fréquents au cours desquels les demandes physiques seront livrées à la commune de Heerlen et les nouvelles arrivées seront récupérées.
Enfin, à l'avenir, AIR pourrait offrir à la municipalité de Heerlen des possibilités d'archivage conforme dans le domaine des archives numériques. Cela peut facilement être mis en place conformément à la norme légale utilisée par les municipalités : MDTO. Au cours de ce processus, Archive-IT partagera également ses connaissances et son expertise avec la municipalité de Heerlen.