Le fait que nous numérisions en grand nombre n’est pas nouveau. Mais les données peuvent aussi être aussi maladroites que le papier si certaines choses ne sont pas bien pensées. Il s’avère parfois difficile pour les organisations de trouver exactement les informations qu’elles recherchent. Pensez à des informations spécifiques dans un dossier de plusieurs centaines de pages sur un patient, un client ou autre. La capacité à établir des connexions, l’utilisation des métadonnées et leur stockage de la bonne manière et au bon endroit déterminent le succès ou l’échec d’une œuvre numérique. Dans ce blog, nous aimerions vous en dire plus sur les technologies intelligentes qui font le succès du travail et de l’archivage numériques.
OCR
L’OCR est une technologie qui permet au texte de « lire » des lettres, des chiffres et des signes de ponctuation à partir d’une image grâce à la reconnaissance des formes. C’est une méthode qui permet de convertir des documents papier en versions numériques afin de pouvoir ensuite les éditer ou les archiver. De cette manière, une image ou un document est converti en un document numérique. Cela présente de nombreux avantages, tels que la recherche de textes spécifiques, de signes de ponctuation ou la possibilité de faire des ajustements. Un exemple est la reconnaissance de documents et la reconnaissance faciale d’une archive de photos. Il vous permet également de sélectionner et de copier du texte. Le processus OCR n’est pas seulement utilisé pour la numérisation des documents, mais aussi pour les documents déjà numérisés. Cette technique est indispensable pour une numérisation réussie.
Vitalisation
En vitalisant les données, les données non structurées sont converties en données structurées (métadonnées). Il s’agit d’un terme collectif qui désigne le traitement des données numériques en informations, par le biais de la technologie. Ce processus facilite la recherche de documents et la conservation d’une vue d’ensemble. La revitalisation consiste en les étapes suivantes :
Classifier
La classification est la première étape du processus de vitalisation. Le type de document sera reconnu grâce, entre autres, à l’intelligence artificielle (IA). Dans le cas d’un dossier personnel, il peut s’agir, par exemple, d’un VOG (Certificate of Good Behaviour), d’une demande de permis ou de quelque chose de similaire. Ces informations seront ensuite liées au document. L’étape suivante du processus est l’extraction et l’indexation.
Extraction et indexation
L’extraction et l’indexation consistent à préciser davantage les informations concernées, en extrayant les informations importantes du texte, puis en les affichant clairement. Lorsque toutes ces métadonnées sont automatiquement attribuées à des documents spécifiques par la technologie, le document est valorisé. En outre, des contrôles sont effectués pour vérifier si toutes les informations ont été traitées en bon ordre.
Valider et exporter
Une fois que tous les processus sont terminés et que toutes les informations sont correctes, les données sont exportées vers le système souhaité. En ajoutant des technologies intelligentes aux documents numériques, les recherches sont facilitées. Mais cela va beaucoup plus loin que cela. Des liens peuvent être établis entre les fichiers. Pensez par exemple aux possibilités d’obtenir des résultats de recherche sur un grand nombre de dossiers médicaux. Cela permet également d’automatiser et de mettre en œuvre de manière sûre les délais de conservation légaux.
Du physique au numérique
Archivage-IT est spécialisé depuis de nombreuses années dans l’accompagnement des organisations dans la transition du travail physique (papier) au travail numérique. Mais cela ne s’arrête pas là, en revitalisant nous soutenons les organisations dans la transition des données vers l’information. En ajoutant des métadonnées, ces données peuvent être stockées numériquement de manière efficace. Notre système AIR prend en charge toutes les facettes de l’archivage numérique et, si possible, permet de retrouver correctement les informations. Entièrement conforme, sûr et convivial. N’hésitez pas à échanger des idées avec nous ? Contactez-nous !
