Travailler plus efficacement avec des dossiers du personnel vitalisés

Par vitalisation, nous entendons l'enrichissement du dossier numérique du personnel. Avec un dossier personnel vitalisé, vous travaillez plus efficacement, avec une meilleure vue d'ensemble et vous faites moins d'erreurs inutiles. Nous vous expliquons ce que cela signifie exactement et comment procéder dans le blog suivant. Tout ce que vous devez savoir et garder à l'esprit.

Déterminer l'objectif

La vitalisation commence par un inventaire de la situation actuelle. Combien de dossiers personnels y a-t-il ? Où sont-ils stockés ? Dans une armoire au bureau ou (une partie) est-elle déjà numérique ? S'agit-il uniquement des dossiers actuels des employés qui travaillent encore, ou y a-t-il également des dossiers des employés qui ont quitté l'entreprise ? Est-ce que je sais combien de temps je dois conserver ces dossiers et comment en assurer le suivi ? Les fichiers sont-ils conformes au RGPD ? Les employés ont-ils accès à leurs propres dossiers ?

Ensuite, vous déterminerez la situation idéale pour la gestion de vos dossiers du personnel. Vous voulez les consulter, les éditer et les partager avec le bon employé. Travaillez-vous avec un système RH ou un autre système ? Qui obtient quels droits de gestion/consultation du dossier ? Sous quelle forme dois-je consulter le dossier numérique ? Par fichier, par type de document, par onglet ? Est-il nécessaire de numériser les dossiers hors service, ou serait-il possible de les stocker en toute sécurité à l'extérieur, à un tarif inférieur ?

Un plan par étapes pour vitaliser

Maintenant que la situation actuelle est claire et que vous savez ce que vous voulez faire des dossiers du personnel, la numérisation et la vitalisation peuvent commencer.

Les dossiers du personnel sont numérisés selon vos souhaits et vos besoins. Le fichier numérisé est initialement une image plate. Ensuite, l'image plate est convertie en un fichier exploitable avec du texte consultable. Cela facilite la recherche car vous pouvez maintenant rechercher certains mots dans le fichier sans avoir à parcourir tout le fichier.
Pour structurer les fichiers, on détermine les types et les formats de documents. Par exemple, vous souhaitez maintenir la structure suivante dans tous les dossiers : contrat, copie de la carte d'identité, diplômes, autres documents. Les documents sont ensuite affectés à la bonne catégorie par le logiciel. De cette façon, chaque fichier est structuré de la même manière.
Enfin, on détermine les informations que l'on veut extraire des documents. Par exemple, la date à laquelle un employé a quitté son emploi. Vous êtes alors averti lorsque la période de conservation est (presque) terminée, de sorte que vous pouvez détruire le fichier en toute sécurité.

Avantages de la vitalisation

La vitalisation présente plusieurs avantages. Non seulement elle fournit des archives structurées conformes aux lois et aux règlements, mais elle permet également de mettre en place un système de gestion des données. La période de conservation est-elle passée de 5 à 10 ans ? Il est alors facile de l'ajuster dans la politique de conservation. En outre, vous pouvez effectuer plus facilement des recherches dans les fichiers, mais aussi dans l'ensemble des fichiers, sans devoir examiner chaque fichier un par un. Si vous effectuez une recherche sur le mot "diplôme" par exemple, vous obtiendrez un aperçu de tous les diplômes trouvés. Cela vous fera gagner beaucoup de temps de recherche. Grâce à la vitalisation, vous disposez toujours d'archives à jour.

Souhaitez-vous échanger des idées ou pouvons-nous vous aider à numériser et vitaliser ? Contactez-nous, nous sommes à votre disposition !

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