Il y a beaucoup d'agitation dans le monde. Alors que nous nous remettions à peine de la pandémie de Corona, une guerre éclate, entraînant une augmentation drastique des coûts sur tous les fronts. Les frais de transport, les denrées alimentaires, l'énergie ; tout s'est envolé en termes de prix. Les ménages ne sont pas les seuls à en subir les conséquences, les entreprises doivent également faire face au rapport entre les coûts et les recettes. Les matériaux deviennent plus chers, les frais généraux augmentent ; il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises sont plus réticentes à investir. Pourtant, certains investissements contribuent réellement à réduire les coûts. Dans ce blog, vous en apprendrez plus sur la manière dont la numérisation peut vous permettre de réduire vos coûts.
Un espace précieux
S'il y a encore beaucoup de paperasse dans votre entreprise, elle prend beaucoup de place inutilement. La législation ne facilite pas non plus toujours la conservation des documents. Les délais de conservation légaux ont souvent pour conséquence que les entreprises perdent la vue d'ensemble. Elle est pourtant d'une grande importance, car si vous ne la respectez pas en tant qu'entreprise, vous risquez des sanctions. Mais comment la numérisation peut-elle contribuer à réduire les coûts ? La numérisation du papier libère de l'espace qui peut être utilisé à des fins plus précieuses. Vous pouvez par exemple créer davantage de postes de travail, aménager un lieu de rencontre où les collègues peuvent laisser le travail de côté pendant un moment ou une salle de réunion supplémentaire. Les possibilités sont infinies. Vous découvrirez peut-être même que le bureau n'a pas besoin d'être si grand et qu'en passant à un bureau plus petit, vous pouvez économiser le loyer et les coûts énergétiques.
Saisir les données numériques
Mais cela ne se limite pas à l'espace physique. La numérisation et l'archivage par voie numérique permettent de gérer les délais de conservation de manière beaucoup plus simple et fiable. Cela signifie qu'il faut également avoir la main sur les données numériques. Nous constatons que la montagne de données sous forme numérique croît de manière exponentielle, mais supprimons-nous également ce qui ne peut plus être conservé en vertu des dispositions légales ? Une fois que vous avez correctement classé cela, créez une politique de conservation. De cette manière, vous pouvez également réduire le nombre de gigaoctets de données numériques et donc économiser des coûts. Enfin, vous respectez les lois et les réglementations.
Environnement de travail hybride
Une tendance croissante est le travail flexible dans un environnement de travail hybride. Depuis la pandémie de Corona, un groupe de personnes a émergé qui considère qu'il est agréable de travailler à domicile. De nombreuses entreprises tirent parti de cette tendance en mettant en place un environnement de travail hybride aussi efficace que possible. Grâce à la numérisation, vous vous assurez que les documents disponibles sont accessibles à tous et que les collaborateurs ne doivent pas se trouver à un endroit précis pour accéder aux informations. De plus, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents. Cela permet de gagner du temps et d'augmenter l'efficacité. S'il devient intéressant pour les employés de travailler à domicile, cela présente l'avantage supplémentaire de réduire les frais de déplacement. Moins de transports, c'est aussi bon pour l'environnement !
Gain de temps
Une fois que les documents sont numérisés, l'étape suivante consiste à apporter une structure à la montagne de données. Il s'agit d'un investissement en temps et en argent, mais qui se rentabilise en un rien de temps. Les documents peuvent être consultés plus rapidement et une structure d'approbation peut être mise en place. Une montagne de données non structurées ne sert pas à grand-chose, mais une fois que cette structure est en place, vous pouvez obtenir une quantité incroyable d'informations précieuses. Pensez par exemple aux examens médicaux effectués, que vous pouvez désormais relier plus facilement à un autre examen médical. Les liens peuvent être établis rapidement et la recherche se fait en un seul clic. Cela permet de gagner du temps, d'augmenter la fiabilité et, en fin de compte, de réduire les coûts. En d'autres termes, il s'agit d'une situation gagnant-gagnant.
La numérisation des dossiers et leur classement numérique correct peuvent apporter de nombreux avantages. Vous êtes curieux de voir les économies de coûts à long terme que vous pouvez réaliser dans votre entreprise ? Nous vous conseillons volontiers et sans engagement. N'hésitez pas à nous contacter.
