Avec l'augmentation de la communication numérique et le flux quotidien de nouvelles informations, la quantité de données non structurées dans les organisations augmente de plus en plus rapidement. Il est donc d'autant plus important pour les entreprises de mettre en place des stratégies efficaces pour gérer ces données. Cela permet de travailler plus efficacement et de minimiser les risques supplémentaires.
Qu'est-ce que les données non structurées ?
Les données non structurées sont des informations qui n'ont pas de format défini et qui sont dispersées dans différents systèmes et emplacements au sein d'une organisation. Il est donc difficile d'accéder rapidement aux bonnes données. En outre, les données non structurées sont souvent difficiles à rechercher et à tracer, ce qui entraîne des retards et des occasions manquées dans la prise de décision et les processus d'entreprise. En outre, la gestion de ces données est complexe, ce qui augmente les risques d'inefficacité, d'erreurs et de problèmes de sécurité.
Les risques commerciaux des données non structurées
La fragmentation des données
L'un des risques liés aux données non structurées est la fragmentation des données. Cela signifie que les données sont dispersées dans différents systèmes et emplacements au sein d'une organisation. Cette dispersion désorganisée rend difficile le maintien d'une vue d'ensemble et la recherche rapide de la bonne information. En conséquence, les employés perdent beaucoup de temps à rechercher des données, ce qui réduit l'efficacité et ralentit la prise de décision.
Conformité réglementaire
Pour les entreprises actives dans des secteurs soumis à des réglementations strictes, tels que l'administration et les soins de santé, une gestion minutieuse des données est cruciale. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les données personnelles soient correctement sécurisées et rapidement accessibles en cas de demande d'accès. Pensez, par exemple, à un patient qui souhaiterait consulter son dossier médical ou ses données d'identification personnelle auprès d'institutions gouvernementales. Il existe également des règles supplémentaires en matière de transparence et de responsabilité dans le secteur public. Une mauvaise gestion de ces données peut avoir des conséquences juridiques importantes, telles que des amendes élevées et une atteinte à la réputation.
Risques liés à la sécurité
Les données non structurées sont souvent mal sécurisées. Elles sont donc vulnérables aux menaces numériques telles que les violations de données et les cyberattaques, ainsi qu'aux risques physiques tels que les incendies, les inondations, les vols ou les accès non autorisés. Ces incidents peuvent entraîner des dommages financiers et la perte d'informations confidentielles. En outre, la perte de ces données sensibles peut entraîner une atteinte à la réputation et des complications juridiques, notamment en cas de violation du RGPD ou d'autres réglementations.
Coûts de stockage et de gestion
La gestion des données non structurées peut entraîner des coûts de stockage et de gestion élevés. Lorsque les zones de stockage sont saturées et qu'il est difficile d'organiser correctement les données, les coûts opérationnels augmentent. En outre, le fait de conserver trop de données non ordonnées, en particulier si elles avaient déjà dû être supprimées conformément au RGPD, peut entraîner des coûts de stockage supplémentaires et des problèmes juridiques.
Accessibilité des informations
Le simple volume de documents peut vous faire perdre le fil. En l'absence d'une structure et d'une organisation adéquates, les documents deviennent difficiles à trouver. Cela entraîne non seulement le chaos, mais aussi des pertes de temps considérables. Des données personnelles peuvent être perdues en raison d'un mauvais stockage, tandis que les copies multiples font grossir les archives. Sans structure claire, il est presque impossible de trouver le bon document, ce qui peut conduire à des archives peu fiables et incomplètes.
L'impact sur la prise de décision et les processus d'entreprise
Les risques liés aux données non structurées ont un impact direct sur la prise de décision stratégique et les processus d'entreprise. Les entreprises fondent leurs décisions sur les données disponibles, mais lorsque celles-ci sont incomplètes, obsolètes ou introuvables, le risque de décisions erronées augmente. Dans des secteurs tels que les soins de santé, cela peut conduire à des diagnostics ou des plans de traitement erronés, avec des conséquences potentiellement mortelles.
Les retards dans les processus opérationnels sont un autre problème courant. Si les employés n'ont pas accès à temps aux informations importantes, le travail est paralysé et les projets sont retardés. Dans le secteur de la construction, par exemple, cela peut signifier que les délais ne sont pas respectés et que les coûts augmentent.
Gestion efficace des données structurées
Pour convertir les données non structurées en données structurées, Archive-IT propose plusieurs solutions efficaces, tant physiques que numériques. La numérisation des documents papier et leur archivage systématique augmentent l'accessibilité des informations et offrent une vue d'ensemble claire. Nos systèmes d'archivage numérique ajoutent des métadonnées et des fonctionnalités de recherche, ce qui permet de retrouver rapidement les données. Il est également important d'établir des politiques claires de conservation et de destruction. Cela permet de s'assurer que les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Les entreprises peuvent ainsi mieux déterminer quelles données doivent être conservées ou supprimées. Cela réduit les risques susmentionnés liés aux informations non structurées.
Sécurité de vos données
Chez Archive-IT, la sécurité est une priorité. Nous le prouvons notamment par nos certifications ISO et notre conformité au RGPD. Les collaborateurs sont régulièrement formés et différentes mesures ont été prises pour protéger les données. Ces mesures sont expliquées plus en détail dans le blog 'La sécurité de vos données'.
Vous vous demandez comment Archive-IT peut vous aider à gérer vos données ? Nous réfléchissons avec vous à la manière dont vous pouvez transformer des données non structurées en données structurées. N'hésitez pas à prendre contact avec l'un de nos spécialistes.