Les métadonnées sont des caractéristiques qui sont attribuées à un document ou à un type de document spécifique. Il s'agit de données uniques qui disent quelque chose sur le document concerné et sur ce qu'il est advenu de ces données. Exemples : titre, type de document, taille du document, date/heure de création, nombre de pages, résolution, etc. Les bonnes métadonnées vous permettent de trouver des informations efficacement. Cependant, tout dépend de l'enregistrement correct de ces caractéristiques. Si les caractéristiques ne sont pas enregistrées ou ne sont pas enregistrées correctement, vous ne trouverez pas (rapidement) le bon document. Et cela va encore plus loin : l'archivage contrôlé par des métadonnées. C'est souvent un défi pour les organisations, alors que c'est un moyen d'archivage très puissant. À l'épreuve du temps et pratique.
Lois et règlements sur les archives
Au sein du gouvernement, il existe plusieurs lois et règlements concernant l'enregistrement des métadonnées, notamment dans le règlement sur les archives. Les exigences portent sur le contexte dans lequel les documents ont été créés ou reçus. Les organisations gouvernementales doivent établir des calendriers de métadonnées, dans lesquels la structure est incluse. Dans ces derniers, les métadonnées minimales sont nommées afin que les archives soient durables et accessibles. La qualité de ces données est également importante, car les caractéristiques doivent aussi être compréhensibles pour les autres. L'utilisation de listes de valeurs peut être un bon guide à cet égard.
Les métadonnées dans les archives
Grâce aux métadonnées, les archives peuvent être et rester accessibles en permanence. Cela signifie que les documents sont non seulement faciles et rapides à trouver, mais aussi lisibles. Les métadonnées sont toujours stockées avec le document dans une archive (numérique). Les métadonnées ne sont pas conservées au même endroit ? Par exemple, parce que le document se trouve dans les archives et que les métadonnées correspondantes sont stockées sous forme numérique ? Il est ensuite nécessaire de créer une connexion entre l'emplacement du document et les métadonnées numériques. Ici aussi, tout dépend de l'enregistrement correct. Dans ce cas, l'emplacement du document dans les archives doit correspondre à l'emplacement enregistré dans les archives numériques. Sinon, la recherche du bon document devient un véritable casse-tête.
Une archive bien organisée dépend de métadonnées de bonne qualité. L'établissement de listes de valeurs et la disposition correcte des champs de métadonnées peuvent prendre du temps au début, mais vous pouvez ensuite bénéficier d'une efficacité, d'une précision et d'une accessibilité accrues.
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