Les anciens élèves qui demandent encore des documents après des années, dans le monde de l'éducation, c'est plus la règle que l'exception. Pensez aux listes de notes et/ou de diplômes, qui sont soumises à de longues périodes de conservation et doivent encore être facilement partagées avec la personne concernée des années plus tard. Malheureusement, l'archivage dans le secteur de l'éducation ne reçoit pas (encore) toute l'attention qu'il mérite. Que faut-il faire pour gagner en efficacité, économiser de l'espace et maîtriser ces documents ?
Physique ou numérique ?
En fait, nous voyons deux types de situations. Tout d'abord, il existe des établissements d'enseignement qui archivent les listes de notes/diplômes et toute autre documentation des étudiants sous forme physique. Les documents sont stockés dans des classeurs, des commodes ou des boîtes. Un document est-il demandé ? Un membre du personnel recherchera alors le document concerné, le scannera et le transmettra. Il existe également des écoles qui disposent déjà des diplômes et des listes de notes numériques. Cela rend souvent la recherche du bon document un peu moins laborieuse. Cependant, nous constatons que dans cette situation, les métadonnées correctes (caractéristiques du document) sont souvent absentes, ce qui a pour conséquence que les choses sont conservées plus longtemps que nécessaire. En outre, la facilité de recherche n'est pas encore optimale ; la structure, les lois et les règlements font défaut.
Archivage structuré
Qu'il s'agisse d'économiser de l'espace interne, d'allouer les périodes de conservation correctes ou d'augmenter la capacité de récupération, une archive numérique efficace ne peut plus faire défaut dans un établissement d'enseignement professionnel. Si, dans le domaine de l'éducation, de nombreux processus en amont sont essentiellement numériques, ce n'est pas toujours le cas des processus sous-jacents. Une archive numérique efficace commence par l'élaboration d'un plan d'archivage. Nous examinons ici les différents types de documents qui existent au sein de l'établissement d'enseignement, par exemple : les diplômes et les listes de notes. Il est conseillé de commencer petit et plus tard (si nécessaire) d'étendre les archives numériques avec de nouveaux types de documents. Y a-t-il encore des choses à numériser ? Ce n'est pas non plus un problème. Une période de conservation est liée aux types de documents ; elle peut être basée sur la législation, mais aussi sur la politique interne. Tous les documents du même type sont archivés selon ces "règles". Cela permet de mettre en œuvre une politique de conservation active et de ne rien conserver plus longtemps que nécessaire.
Partager
Les types de documents mentionnés - diplômes et relevés de notes - sont des documents qui sont souvent demandés par des personnes extérieures à l'établissement d'enseignement. Des archives numériques bien conçues permettent de partager facilement (et en toute sécurité) ces documents avec un ancien élève, par exemple, via cette application d'archivage. En quelques clics de souris, vous pouvez rendre le document demandé disponible pour une certaine période de temps. Toutes ces actions sont également enregistrées. Cela rend l'archivage non seulement rapide, mais aussi fiable et vérifiable.
Comment votre établissement d'enseignement traite-t-il l'archivage (numérique) et la mise à disposition de documents à des personnes extérieures à l'organisation ? Nous serions heureux d'en discuter avec vous. N'hésitez pas à nous contacter, sans engagement de votre part.
