Corona a donné lieu à une véritable bataille de la numérisation au sein des petites et moyennes entreprises (PME). En raison de la pandémie, le travail à domicile est devenu une alternative à court terme pour de nombreuses PME. Ce n'est que grâce au travail à domicile moderne que l'activité principale a pu être maintenue dans de nombreux modèles économiques. Mais les entreprises doivent se préparer au fait que les employés voudront continuer à travailler dans un modèle hybride même après Corona. Selon une étude du Centre Leibniz pour la recherche économique européenne (ZEW), le travail à distance ne se limite pas à la période Corona, mais constitue un désir central des employés.
Étant donné qu'il existe une pénurie de personnel qualifié dans de nombreux domaines, les petites et moyennes entreprises ont tout intérêt à se positionner comme des employeurs attrayants face aux grandes entreprises qui proposent des modèles de travail flexibles. Mais : le nouveau monde du travail a des conséquences sur la façon dont l'information est accessible, traitée et archivée. Dans de nombreuses entreprises, le courrier papier est resté non traité entre 10 et 14 jours pendant Corona. Cela a eu et continue d'avoir un impact sur l'efficacité et le flux d'informations. Il n'est pas rare que les employés apportent des documents et des dossiers au bureau à domicile parce qu'ils en ont besoin pour leur travail. La conséquence de cette solution temporaire est que les collègues n'ont pas accès aux documents.
Pour garantir un flux de travail fluide et efficace dans une réalité de travail hybride, il faut créer des solutions qui permettent aux employés d'accéder à des documents et à des informations tant physiques que numériques. Qu'ils travaillent dans un bureau ou à domicile.
Il y a deux aspects importants à prendre en compte :
Numérisation des dossiers et des documents
De nombreuses informations, telles que les bons de commande, les CV, les plans ou les factures, se présentent encore sous forme de papier. Afin de mettre ces informations à la disposition des employés de manière efficace et rapide, il existe plusieurs possibilités. Premièrement : numériser et mettre à disposition tous les dossiers archivés et tous les nouveaux documents dans une archive virtuelle. Deuxièmement : seuls les documents pertinents pour le travail quotidien et tous les nouveaux documents sont numérisés. Les archives physiques sont confiées à un prestataire de services externe. Si un employé a encore besoin d'un document archivé, celui-ci est numérisé et mis à disposition par le prestataire de services dans les 90 minutes.
Sécurité
L'efficacité et l'optimisation des processus ainsi obtenues ne doivent toutefois pas se faire au détriment de la sécurité. La sécurité des informations et des données est très strictement réglementée. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) réglemente la manière dont les données personnelles peuvent être traitées et utilisées. En outre, tous les documents et informations ne conviennent pas à tous les employés. Les données confidentielles et sensibles nécessitent des droits d'accès très stricts. Un autre aspect de la sécurité est que les documents relatifs à la fiscalité doivent être stockés de manière vérifiable. En outre, il existe des exigences spécifiques à certaines industries - par exemple dans les secteurs financier, pharmaceutique ou médical - qui doivent être prises en compte dans le système d'archivage. Comme il n'y a pas deux besoins identiques, il faut veiller, lors du choix d'un prestataire de services approprié, à ce que celui-ci soit en mesure d'adapter rapidement et sans bureaucratie le logiciel aux exigences individuelles.
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