La numérisation de l'éducation est en cours depuis un certain temps. À l'horizon COVID-19, les cours en ligne et l'enseignement à distance sont devenus la règle plutôt que l'exception. On peut donc dire que le secteur de l'éducation a fait des progrès dans ce domaine. Par nécessité, bien sûr. En dehors de l'enseignement à distance, le secteur de l'éducation a encore un long chemin à parcourir en matière de travail numérique sûr, efficace et transparent. À l'avant, tout semble numérique, mais à l'arrière, il y a encore beaucoup de place pour l'amélioration. La gestion de l'information numérique, qui respecte les lois et les règlements, pourrait être bien meilleure dans de nombreuses institutions.
Le numérique dans l'éducation ou pas
Bien que tout semble numérique à l'avant, ce n'est pas encore le cas à l'arrière dans la plupart des endroits. Que fait-on, par exemple, des dossiers historiques en papier du personnel, des diplômes, des listes de notes ou des dossiers des étudiants ? En intégrant cet aspect dans votre gestion de l'information numérique, vous pouvez obtenir de nombreux avantages. Le papier qui est encore régulièrement consulté peut être numérisé. Mais aussi l'enregistrement et l'archivage d'archives qui ne sont presque jamais consultées apportent de l'ordre dans la gestion de l'information. L'accessibilité sécurisée est le mot clé ici. Si un ancien élève a besoin d'un diplôme, par exemple, il peut le trouver en quelques clics. Dans de nombreuses situations actuelles, il faut beaucoup de temps pour parcourir tous les dossiers et fichiers qui prêtent à confusion.
Lois et règlements
Non seulement la recherche est simplifiée, mais il est également possible de se conformer à la législation via une plateforme numérique. Les documents peuvent être gérés en totale conformité avec la législation et la réglementation, de sorte qu'un dossier est supprimé après la période de conservation. Ce paramètre peut être défini automatiquement, de sorte que le système veille à ce qu'un certain type de fichier soit toujours conservé pendant la période définie. Cela signifie également que vous ne conservez pas les données ad nauseam, mais seulement ce qui est nécessaire. Transparent, efficace et économique.
Autorisations
N'oubliez pas l'avantage de mettre en place une structure d'autorisation. Les droits peuvent être organisés beaucoup mieux et plus précisément via une plateforme numérique. Seuls les employés qui doivent y avoir accès peuvent consulter les documents et toutes les actions dans un tel fichier sont entièrement enregistrées. Cet aspect est actuellement sous-exposé dans de nombreux établissements d'enseignement.
Partager
Une personne extérieure à l'établissement d'enseignement demande-t-elle un document ? Une autre école, un ancien élève ou, par exemple, un ancien membre du personnel qui veut savoir quelque chose sur les pensions ? Il est également possible de partager des documents spécifiques avec des personnes extérieures à l'établissement d'enseignement. Vous pouvez rendre les documents disponibles pour une période définie. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et favoriser un accès sécurisé à la documentation.
Il est inévitable que, tôt ou tard, chaque établissement d'enseignement doive se numériser encore davantage. Malheureusement, le gouvernement n'a pas encore de politique uniforme en la matière, ce qui signifie que c'est à vous de décider de la manière dont cela sera intégré au programme scolaire. Par exemple, il est important de travailler avec une seule infrastructure afin que tout s'emboîte. Une solution d'archivage numérique certifiée est cruciale à cet égard. Vous êtes curieux de savoir quelle méthode de travail numérique convient à votre établissement d'enseignement ? Nos conseillers se feront un plaisir d'en discuter avec vous !
