L'essence d'une archive numérique réside dans le fait que les informations doivent être stockées de manière structurée, bien organisée et conformément aux lois et réglementations. De manière à ce que les documents puissent être retrouvés facilement, mais aussi que les périodes de conservation soient réglementées automatiquement. Le système ne doit plus dépendre des actions individuelles, mais doit être guidé par des règles primordiales et déterminantes. Cela peut être réalisé grâce à un plan de classement. Comment faire ? Nous vous l'expliquerons !
Cela commence par les éléments de base. Avant de mettre en place les archives numériques, il est nécessaire d'avoir une bonne vue d'ensemble des types de documents présents au sein de l'organisation. Pour de nombreuses organisations, c'est là que commence le premier défi : la cartographie des différents types de documents. Archivage-IT soutient ses clients dans cette analyse et les conseille pour créer cette vue d'ensemble de la meilleure façon possible. Voici quelques exemples de types de documents :
On peut allonger la liste à l'infini. Cela dépend, entre autres, du type d'organisation et du projet ou du service qui procédera à l'archivage numérique.
Dès que l'on connaît les types de documents, le contenu devient important. Ceci est enregistré dans le plan du dossier. En termes simples, cela signifie que nous déterminons quelles règles s'appliquent à ce type de document spécifique. Ceci est en accord avec les lois et règlements applicables et/ou la politique de l'organisation. Un exemple : les offres émises doivent être conservées pendant trois ans. Cette période de conservation doit commencer à la date de la signature. Ces principes de base sont enregistrés pour chaque type de document qui est déterminé dans la première étape. Cela crée une politique unique pour l'ensemble de l'organisation.
Le plan de classement est configuré dans les archives numériques. Dès qu'un employé ajoute un nouveau document aux archives numériques, le plan de classement fait son travail. Toutes les règles applicables du plan de classement sont alors automatiquement appliquées. À ce moment-là, la période de conservation est déterminée et le document est simplement archivé numériquement. Cela va plus loin que la simple période de conservation. Il est également possible de définir certaines règles de sécurité pour des types de documents spécifiques, qui concernent l'accessibilité et l'autorisation.
Le plus grand avantage est que l'on ne dépend plus des actions individuelles. Le facteur "humain" est supprimé. Cela réduit le risque d'erreurs et facilite le respect des lois et des règlements. En tant qu'organisation, vous gardez également la main sur vos données. Rien n'est conservé plus longtemps que nécessaire et vous garantissez que l'accessibilité se fait de manière sûre et centralisée.
La mise en place des archives numériques, avec le plan de classement comme base, nécessite un temps de préparation au départ. Une fois que cela est fait, les archives numériques sont solides comme le roc. Nous pouvons imaginer qu'il vous est difficile de savoir par où commencer. Nous aidons nos clients à réaliser l'archivage numérique de A à Z dans notre solution d'archivage numérique AIR. Cela inclut certainement l'élaboration du plan de classement et un rôle de conseil. Vous souhaitez discuter des possibilités sans engagement ? Contactez nous ici !
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