De nombreuses organisations travaillent en numérique et ont pleinement intégré l’ère du numérique, mais de nombreuses organisations hybrides existent encore. Ces organisations travaillent en partie de manière numérique, mais aussi en partie sur papier. Il est également courant de travailler de manière numérique en amont, mais il y a encore beaucoup d’histoire (précieuse) sur papier. Il en résulte un degré élevé d’inefficacité, d’incomplétude et de sécurité. Reconnaissez-vous ces problèmes ? La numérisation offre la solution !
Avantages
La numérisation présente de nombreux avantages. Certains de ces avantages sont :
- L’information est toujours et partout disponible. Cela permet non seulement de travailler plus facilement en dehors des murs et des heures de bureau, mais aussi de partager des informations avec d’autres personnes.
- La sécurité de vos documents est garantie. Après tout, les documents numériques sont entièrement conformes à la législation et à la réglementation d’AVG. Les autorisations et la journalisation renforcent également la sécurité de l’information.
- Le risque de cambriolage, de dégâts des eaux et/ou d’incendie est éliminé.
- Un environnement efficace avec de l’information est créé.
- Gain d’espace précieux. L’espace précédemment occupé par le stockage des archives peut être utilisé à d’autres fins.
- Économie des coûts liés au stockage physique des fichiers.
- Gain de temps pour rechercher et trouver la bonne information.
Le processus de numérisation
Le processus de numérisation comprend plusieurs étapes. Des dispositions sont prises à l’avance, en bonne concertation, concernant les archives à numériser. Les archives sont ensuite récupérées dans les locaux du client avec un transport scellé et exclusif. Une fois arrivés à Archivage-IT, les fichiers sont enregistrés dans le système. Les fichiers sont alors prêts à être scannés. Cela signifie que tous les matériaux non scannables (tels que les agrafes) sont retirés, afin que le balayage se déroule sans problème. Il est également possible de nettoyer le contenu et – partiellement – de réorganiser les fichiers. Cela peut être fait manuellement ou par logiciel. Après cette préparation, la numérisation proprement dite peut commencer. Les fichiers sont scannés recto-verso par des opérateurs expérimentés à l’aide d’un scanner à grand volume. Lorsque les fichiers sont disponibles sous forme numérique, il existe plusieurs possibilités. Le client peut utiliser le logiciel d’Archivage-IT, mais il peut aussi opter pour un téléchargement vers son propre système. Après la numérisation, les fichiers sont stockés gratuitement pendant huit semaines. A l’issue de cette période, le choix appartient au client : destruction, stockage ou reprise des dossiers.
Attention et sécurité
Archivage-IT est le spécialiste dans le domaine de la numérisation soigneuse et sécurisée. Nous offrons une fiabilité de livraison de 100 % et garantissons la sécurité de vos fichiers. Si vous avez besoin d’un fichier pendant le projet de numérisation, vous pouvez le demander en priorité. Archivage-IT peut numériser pour vous différents types de documents. En voici quelques exemples : dossiers médicaux, dossiers du personnel, dessins (de construction), dossiers de cas, archives administratives, etc. Pour en savoir plus sur la numérisation, cliquez ici.
Vous souhaitez numériser votre flux de documents ? Archivage-IT se fera un plaisir de vous aider à trouver une solution adaptée. N’hésitez pas à nous contacter !
