Les organisations sont confrontées à des flux d’informations de plus en plus nombreux, qu’il s’agisse de documents physiques ou numériques qui sont déjà numériques à la source. Chaque département a ses propres flux d’information, ses propres souhaits et ses propres exigences pour une méthode de travail plus efficace. Si vous, en tant qu’organisation, voulez prendre des mesures, le choix d’y faire face sur une base départementale ou à l’échelle de l’organisation est l’un des premiers choix que vous devez faire. Faites un choix réfléchi !
Modernisation du système d’information
La modernisation d’une organisation nécessite une gestion cohérente de l’information. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire. De nombreux services dans les organisations sont de véritables points de collecte de documents. Chaque domaine d’activité, secteur, service ou département a adopté ses propres méthodes. S’adapter à un service ou même à une organisation dans son ensemble peut être tout un travail. Qu’en est-il des plans de numérisation à l’échelle de l’organisation ?
Cela peut aussi être différent ! Vous n’avez pas nécessairement besoin de vous fier aux documents ou aux départements, mais vous pouvez également numériser les processus. Pensez, par exemple, à l’un d’eux :
- Processus de production ;
- Projet ;
- Politique et processus de gestion ;
- Processus de gestion interne.
Méthode d’archivage
On peut dire qu’il existe trois possibilités de différenciation dans les processus de numérisation. Les organisations ne doivent pas nécessairement opter pour la même approche numérique pour tous les documents, simplement parce qu’il s’agit de documents. C’est souvent le cas dans les services de GRH qui ont une méthode de travail et d’archivage complètement différente de celle d’un service des achats ou d’un service financier. Bien entendu, nous vous conseillons d’élaborer un plan d’action à l’échelle de l’organisation. Mais n’ayez pas peur de choisir une structure différente pour chaque processus.
Approche
Dans le cadre d’une approche à l’échelle de l’organisation, vous pouvez choisir de constituer un groupe de projet composé d’un certain nombre de personnes de référence, chacune étant responsable de son propre processus. Au cours de ce groupe de projet, vous vous entendrez sur des règles uniformes en matière d’archivage et de numérisation. La décision de numériser, par exemple, des documents photographiques en couleur ou en noir et blanc et de remplacer les agrafes physiques par des reliures électroniques est une question qui peut être abordée dans toute l’organisation.
En tant qu’expert expérimenté, je peux recommander que, dans le domaine de la numérisation et de l’innovation des processus, l’accent soit mis sur le domaine de l’attention afin de continuer à rechercher un service convivial pour le client. Sans un processus de travail mûrement réfléchi après la numérisation, vous n’avez pas d' »autre organisation ».