Votre organisation travaille-t-elle encore (en partie) avec des dossiers personnels en papier ? Cela peut augmenter les risques de sécurité. Les dossiers papier peuvent être perdus plus facilement et consultés par des personnes non autorisées. En outre, il est important de se conformer à la législation et aux règlements appropriés, tels que le RGPD et les périodes de conservation spécifiques applicables. Les dossiers du personnel contiennent des informations très sensibles ; vous ne voudriez pas qu'ils se retrouvent dans la rue, n'est-ce pas ?
La confidentialité est l'un des critères les plus importants auxquels les dossiers du personnel doivent répondre. Selon le RGPD, l'employeur ne peut créer un dossier personnel qu'avec des informations pertinentes pour l'exécution d'un contrat de travail. En outre, le RGPD stipule que les données personnelles doivent être sécurisées, afin qu'elles ne tombent pas en de mauvaises mains ; à cette fin, les gouvernements et les entreprises doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées. La numérisation des dossiers du personnel peut être une solution appropriée à cet égard. En outre, il est important d'examiner non seulement la technologie, mais aussi la manière dont les données personnelles sont traitées. Qui a accès à quelles données, par exemple ? Les dossiers personnels physiques sont-ils également emportés à la maison lorsqu'un employé travaille à domicile, et cela présente-t-il des risques pour la sécurité ? Un employé a-t-il la possibilité de consulter son propre dossier ? Autant de questions auxquelles il faut répondre pour garantir la sécurité des données. Lorsqu'une organisation choisit de faire appel à une partie externe pour traiter les dossiers du personnel, elle doit prendre des mesures suffisantes pour sécuriser les données et travailler conformément aux normes en vigueur. Par exemple, la norme ISO 27001.
Lorsque vous choisissez de numériser les dossiers du personnel, les éventuels risques de sécurité sont mieux couverts. Vous n'avez plus à vous soucier d'éventuels vols, incendies ou dégâts des eaux. Vous pouvez également consulter vos dossiers personnels à tout moment et en tout lieu. En outre, vous pouvez attribuer des droits à (certaines parties de) fichiers de manière plus fiable et plus sûre et les autorisations sont faciles à accorder. Toutes les actions sont enregistrées numériquement et peuvent être utilisées comme preuves. Enfin, avec un dossier numérique, vous offrez la transparence à vos employés. En numérisant, vous pouvez faire en sorte que l'employé devienne le propriétaire de son propre dossier et qu'il puisse le consulter à tout moment. En numérisant les dossiers du personnel, vous vous conformez pleinement aux lois et règlements.
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