La numérisation des archives, des dossiers et des documents n’est pas toujours complexe, mais elle est parfois sous-estimée. Il est temps de jeter un coup d’œil dans les coulisses ! Avant l’arrivée des archives chez Archivage-IT, plusieurs étapes ont déjà été franchies. Pensez-y, par exemple :
Reportez-vous aux étapes ci-dessous pour savoir comment numériser les archives de A à Z.
Par le biais d’un transport scellé et exclusif, les fichiers sont collectés chez le client et transportés directement à Archivage-IT.
Les fichiers individuels sont munis d’un autocollant code-barres et enregistrés dans le système. Comme les fichiers sont enregistrés immédiatement, l’emplacement du fichier est connu à tout moment. Si un client a besoin d’un fichier pendant le processus de numérisation, il peut le demander et le numériser en priorité.
Lors de la préparation du scannage, les agrafes et les bouchons d’oreilles d’âne sont retirés, entre autres, afin que le scannage se déroule sans heurts. Il est également possible de nettoyer le contenu. Pensez au reclassement des onglets, à la sélection du ou des documents de base ou à la suppression des documents superflus du dossier.
Lorsque les fichiers sont complètement prêts pour la numérisation, ils sont en fait numérisés. Les fichiers sont scannés des deux côtés par nos opérateurs expérimentés avec un scanner High Volume. Une étape supplémentaire est la vitalisation des fichiers. La métadatation, la classification et l’indexation nous permettent d’ajouter de la valeur aux documents.
Une fois les fichiers numérisés (et éventuellement vitalisés), il existe plusieurs possibilités. Si le client utilise notre propre logiciel, celui-ci est immédiatement accessible numériquement. Si le client choisit de télécharger sur son propre système (par ex. AFAS ou Raet), nous pouvons organiser l’exportation des fichiers numérisés afin qu’ils puissent être lus dans le système en question. Nous pouvons également mettre à disposition des fichiers numériques via une connexion sécurisée, afin que le client puisse s’occuper lui-même de la destination des archives numériques.
Après la numérisation, nous conservons toujours les fichiers gratuitement pendant huit semaines dans notre bâtiment sécurisé. Passé ce délai, le client a le choix : destruction certifiée, stockage chez Archivage-IT ou bon de retour.
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