Travailler avec des documents, c’est bien plus que les stocker. Les documents ont des délais de conservation qui sont déterminés par la législation. Toutefois, les délais de conservation statutaires peuvent varier considérablement, ce qui rend difficile pour de nombreuses organisations de savoir pendant combien de temps les informations doivent être conservées. Sans parler de l’espace que prennent tous ces documents après des années de stockage obligatoire.
Pourquoi des périodes de conservation ?
Chaque organisation stocke certaines données afin de pouvoir rendre compte de ses actions. Les documents contiennent des données, des connaissances et des expériences qui doivent rester accessibles d’une certaine manière. Certaines données doivent être conservées afin de pouvoir prouver que quelque chose s’est réellement passé.
Parce que votre organisation peut contenir de nombreux types de documents différents, il arrive souvent que la vue d’ensemble soit difficile à trouver. Pour les données médicales, des périodes de conservation différentes s’appliquent que, par exemple, les données relatives au personnel. C’est pourquoi je voudrais me concentrer ici sur un certain nombre de périodes de conservation juridiques importantes dans le domaine des documents médicaux et des documents relatifs aux ressources humaines.
Documents médicaux
La règle principale pour les documents médicaux est une obligation légale de conservation de 15 ans après la fin de l’accord de traitement (loi sur l’accord de traitement médical). Cependant, il y a toujours des exceptions à la règle. Ci-dessous, je mentionnerai quelques exceptions dont vous devez tenir compte pour les documents médicaux.
- Hôpitaux universitaires : les documents sont conservés jusqu’à 115 ans après la date de naissance du patient. De plus, la préservation de trois générations est également une ligne directrice.
- Documents des patients psychiatriques : si un patient a été admis involontairement, les documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans après son congé.
- Documents pour enfants : jusqu’à l’âge de 18 ans, ces documents doivent être conservés, plus les 15 ans habituels.
- Examens médicaux : en ce qui concerne l’exposition à des substances dangereuses, une période de conservation de 40 ans à compter de la fin de l’exposition a été fixée.
Veuillez noter qu’il y a toujours des exceptions aux règles et qu’il est donc très important d’évaluer et de classer tous les types de documents. Au sein d’un ministère, il devrait y avoir une politique sur la façon dont les documents sont traités. Par exemple, les 15 ans légaux ont-ils expiré dans le cas de documents médicaux ? Il pourrait alors être légalement détruit, si le médecin peut et veut s’y conformer, mais cela doit faire l’objet d’un accord interne. En tant qu’organisation, vous restez responsable !
Documents juridiques
Les délais de conservation suivants sont indiqués sur le site Internet de l’Ordre des avocats néerlandais conformément aux lois et règlements relatifs à la conservation des documents :
- Dossiers : à conserver pendant cinq ans après la clôture d’un dossier ;
- Données administratives : à conserver pendant sept ans (cela concerne, entre autres, l’administration financière).
En ce qui concerne la conservation des dossiers, la responsabilité des avocats pour faute professionnelle doit également être prise en compte. Les délais de prescription sont de cinq ans ; les délais de prescription de la responsabilité en vertu de l’article 3:310 du Code civil sont de vingt ans. Vous devriez tenir compte de ces délais de prescription lorsque vous conservez des dossiers. La façon la plus simple est de conserver tous les dossiers dans une salle d’archives ou un dépôt jusqu’à vingt ans après leur fermeture. Les dossiers doivent également être conservés après le dépôt du cabinet et le décès d’un avocat.
Documents RH
Les délais de conservation des documents RH sont fixés, entre autres, par la loi sur les archives, le Code civil, la législation éducative et fiscale, les codes d’application et, surtout, par la loi sur la protection des données personnelles. Les délais de conservation des documents suivants sont précisés dans le présent document ;
- Les données relatives aux candidatures peuvent être conservées pendant quatre semaines, à défaut d’autorisation du Conseil néerlandais des droits de l’homme. S’il y a autorisation, elles peuvent être conservées indéfiniment.
- Les contrats d’emploi, les entrevues de rendement et d’évaluation, la correspondance au sujet des nominations, des promotions, des relégations et des renvois doivent être conservés pendant deux ans.
- Les copies des pièces d’identité doivent être conservées pendant cinq ans après la cessation d’emploi.
- Les renseignements sur le salaire et les autres renseignements fiscaux doivent être conservés pendant sept ans.
- Les autres dossiers du personnel ont une période de conservation de sept ans.
- Les données médicales relatives à la santé et à la sécurité doivent être conservées pendant dix ans.
En attendant, cette montagne de papier s’accumule, car la destruction de documents est souvent un pont trop loin, instinctivement. Nous le gardons juste, juste pour être sûrs ».
Nous conseillons donc à nos clients de choisir une approche claire, afin de cartographier correctement l’information. Avec cette approche, nous faisons la distinction entre le nombre de documents/dossiers. Un exemple serait l’archivage de fichiers moins à jour. La numérisation de ces fichiers ne serait nécessaire que s’ils étaient nécessaires dans le processus de travail. Cela résout immédiatement le problème de l’espace et de la vue d’ensemble. Nous vous conseillons de numériser immédiatement les fichiers dont vous avez souvent besoin, car c’est la solution la plus économique. Cependant, chaque organisation est différente. Si vous avez des questions sur une approche pratique pour votre organisation, vous pouvez bien sûr toujours demander conseil gratuitement.
