Le stockage externe des archives crée un "nouvel" espace de bureau
Lorsque des personnes souffrent de troubles physiques et ne sont plus en mesure de faire tout ce qu'elles font à la maison elles-mêmes, Aafje Hulpthuis soutient ce groupe de personnes à Rotterdam et dans les environs en leur apportant une aide à domicile. Tout cela dans le but de permettre aux personnes de vivre (plus longtemps) dans leur environnement familier, là où elles se sentent bien. Aafje est convaincue que les gens restent en bonne santé et en pleine forme plus longtemps s'ils contrôlent leur rythme quotidien et s'ils se sentent à l'aise. A la maison.
Aafje Hulpthuis disposait d'un grand nombre d'archives stockées dans une pièce qui pouvait être utilisée de manière plus utile. Ils ont choisi de stocker ces archives en externe dans les installations sécurisées d'Archivage-IT. Beate Geene, Facility Manager à Aafje, parle de la collaboration avec Archivage-IT.
Pallier le manque d'espace
Beate commence : « Nous cherchions une solution pour externaliser nos archives, car nous pouvions tout simplement mieux utiliser l'espace. Notre entreprise se développe et cela signifie que l'espace dans nos bureaux se raréfie. Si les archives, qui ne sont presque jamais consultées, se trouvent dans un espace que nous pourrions également utiliser pour des bureaux, eh bien, le choix est facilement fait. J'ai donc commencé à chercher des spécialistes de l'archivage sur Internet et c'est là que nous avons découvert, entre autres, Archivage-IT. J'ai contacté plusieurs sociétés pour voir ce qui nous conviendrait le mieux. Nous traitons des informations sensibles sur le plan de la confidentialité, et je voulais donc gérer ce projet avec beaucoup de précautions. Pensez par exemple aux données relatives au personnel, à l'administration, mais aussi aux données relatives aux clients. »
Un archivage sûr
« Au final, nous avons comparé plusieurs sociétés, mais le bon feeling que nous avons eu avec Archivage-IT a été le facteur décisif. Nous nous sommes concentrés sur le niveau de sécurité de l'information ; c'était un critère important pour nous. Si l'on ajoute à cela la flexibilité, la capacité à réfléchir avec nous et le fait qu'ils ont tenu leurs promesses - même au début - cela donne confiance. Et ils ont été à la hauteur de cette confiance. J'ai trouvé cela assez excitant, car c'était un sacré boulot. Je m'attendais à ce qu'ils y travaillent pendant des semaines et à ce que les choses tournent mal, mais en fait, ces inquiétudes ont été dissipées dès le début. C'est vraiment agréable de savoir que tout va bien se passer », dit Beate.
Solution pour les périodes de rétention
Beate ajoute : « L'objectif n'était pas seulement de gagner de l'espace. Nous disposons également d'une solution pour rationaliser les conditions de stockage de manière positive. Archivage-IT a introduit l'année de destruction dans l'enregistrement. De cette façon, nous pouvons organiser un cycle de destruction chaque année, de sorte que les archives papier finissent par disparaître. Pour l'instant, Archivage-IT n'ajoute plus d'archives papier, car nous avons numérisé et les nouvelles informations sont créées numériquement. Les solutions d'Archivage-IT vont donc beaucoup plus loin que le "simple" placement des archives à l'extérieur. Elles ont été bien conçues, répondent à des exigences de sécurité strictes et facilitent la mise en œuvre d'une politique de suppression. C'est ce que j'appelle se décharger ! »
Archivage-IT remercie Aafje Hulpthuis pour sa confiance dans nos solutions, notre organisation et surtout dans nos collaborateurs.